Saateleht: mida see sisaldab ja milleks see on mõeldud
Saateleht on logistikas oluline äridokument: seda kasutatakse tõendina, et tellimus on korrektselt lõppkliendile toimetatud.
Tänapäeval muutuvad saadetised üha kiiremaks ja logistiliste vedude allhankeid tehakse üha rohkem. Seega on väga oluline, et dokument sisaldaks tellimuse kogu teavet, mis hõlbustab selle lähetamist, transporti ja kohaletoimetamist.
Mis on saateleht?
Saateleht on äridokument, mida kasutatakse tellimuse kättetoimetamise registreerimiseks. Toodet müüv ettevõte väljastab saatelehe ja selle esitajaks on tavaliselt vedaja või logistikateenuse osutaja, kes vastutab tellimuste transportimise eest lõppsaajani. Saatelehele on märgitud täielik loetelu kaupadest, mis on tarnitud tellimuse saajale. Dokument sisaldab ka kaubaartiklite LAÜ-numbrit, nende omadusi ja iga toote ühikute arvu. Nimekiri võimaldab kaubasaajal kontrollida, et ta on saanud kõik tellitud kaubad kätte.
Saateleht on kasulik mitte ainult ostja jaoks, et kontrollida, kas saadud kaup on õige, , vaid ka saatja jaoks, et pidada arvestust laost väljaviidava kauba kohta. See dokument on seaduslik tõend mis tahes võimaliku olukorra puhul, mis võib tekkida.
Mis on saatelehe ja arve erinevus? Kuigi mõlemad on äridokumendid, on saateleht tõendav dokument, mis näitab, et kaup on füüsiliselt kätte saadud, samas kui arve on tellimuse ametlik dokumentatsioon. Kui saateleht sisaldab toodete omadusi, siis arvel on muu hulgas täpsustatud, milliseid kaupu müüakse, iga kauba hind ja maksetingimused või -viis.
Milliseid andmeid sisaldab saateleht?
Kuigi ei ole olemas ühtset saatelehe formaati, peaks see dokument sisaldama järgmist teavet:
- tellimuse number ja vastav arve;
- väljastamise kuupäev;
- saatja andmed;
- saaja andmed;
- saadetise sisu;
- iga pakendi kaal ja maht;
- saadetise täielik kaal;
- kauba päritolu ja sihtkoht;
- saadetise liik ja kasutatud ettevõte;
- kättesaamise kuupäev.
Saatelehel olev teave võib erineda sõltuvalt ettevõtte tüübist ja lõppsaajale tarnitavate kaupade tüübist. Näiteks, kuigi see on mõnikord üksikasjalik, ei ole kohustuslik märkida toote hinda. Miks mitte? Erinevalt arvest on saatelehe eesmärk registreerida tellimuse üleandmine, mitte selle kaubanduslik väärtus.
Saatelehe eelised logistikas
Logistika tasandil pakub saateleht eeliseid toodet turustavale ettevõttele, seda vedavale logistikateenuse pakkujale (kui see on asjakohane) ja lõppsaajale, kes tellimuse vastu võtab. Peamised eelised on järgnevad.
- See on tarnekinnitus: tegu on juriidilise dokumendiga, mis väga lihtsalt tõendab, et kaubakomplekt on kauba saajale kokkulepitud tingimuste kohaselt üle antud.
- See optimeerib tellimuste infohaldust: saateleht aitab vedajatel, ostjatel ja isegi tolliametnikel tuvastada pakendi sisu.
- See tuvastab vead: saatelehega saab tellimuse saaja kiiresti ja lihtsalt kontrollida, kas saadud toodete arv vastab tellitud toodete arvule.
- See lihtsustab tagasisaatmis- või tagasimakseprotsessi: saatelehe abil saab lihtsustada teabe haldamist seoses toote tagasisaatmise või tagasimaksmisega, mis võib näiteks olla saatmise käigus kahjustatud. Vaba tagasisaatmise standard on saatelehe väärtust oluliselt suurendanud.
Tarkvara saatelehtede tarneks automatiseerimiseks
Uute tehnoloogiate abil on võimalik automatiseerida kogu saatelehele kantud teabe kogumist, säästes sellega aega ja minimeerides vigu, mis võivad tekkida käsitsi käsitlemisel.
Ettevõtted, millel on olemas laohaldussüsteem nagu Easy WMS, saavad digitaliseerida verifitseerimise ja dokumendikontrolli kaupade lähetamise etapis. Tarkvara võtab arvesse vedaja märgistamise ja dokumenteerimise standardeid, et hõlbustada tellimuste jaotamist. Easy WMS genereerib ja väljastab iga tellimuse kohta saatelehti, et tagada tõhus tarne.
Kolmandate osapoolte logistikaoperatsioonide tõhusaks haldamiseks on tarkvaras täiustatud moodul Multi Carrier Shipping Software. See programm võimaldab printida kõikide suuremate veoagentuuridega ühilduvaid etikette ja määrata igale pakile jälgimisnumbri otse laost.
Rahvusvaheline toiduainetööstusettevõte Danone kasutab oma Hispaanias Valdemoros asuvas laos Multi Carrier Shipping moodulit, et suhelda oma tellimusi vedava ettevõttega MRW. „Kui MRW saabub lattu, peavad nende operaatorid ainult komplekteeritud tellimused vastu võtma, sest kogu teave on juba automaatselt nende süsteemis olemas. Oleme tõhususe osas palju võitnud,“ ütleb Danone’i Ibeeria tarneahela direktor Eduardo Puerto.
Veo ajal kasutatakse üha sagedamini elektroonilist tarnetõendit (ePOD). Sarnaselt saatelehega kasutatakse elektroonilist tarnetõendit tõendina, millega isik või ettevõte (ostja) kinnitab, et on saanud teiselt ettevõttelt (saatjalt) kauba või kaubasarja eelnevalt kokkulepitud koguses ja ajal. Kinnitus toimub digitaalselt elektroonilise allkirja abil.
Saateleht: dokument, mis tõendab tellimuse kohaletoimetamist
Saateleht on tõhusa tarneahela kulminatsioon ja võimalus märkida dokumendil, et lõplik eesmärk, tellimuse kohaletoimetamine ning logistikateenuse tõhus täitmine, on saavutatud. Tänapäeval peab logistika kogu teabe haldamine olema võimalikult paindlik – seda enam, kui transport antakse allhanke korras üle kolmandatele isikutele. Selles mõttes on saateleht üks parimaid liitlasi kõigile osapooltele, kes on seotud väljamineva logistikaga.
Soovite kiirendada saatelehtede koostamist ja haldamist ning parandada suhtlust vedajatega? Võtke meiega julgelt ühendust. Mecalux on spetsialiseerunud logistika juhtimise optimeerimisele mis tahes tööstusharus tegutsevatele ettevõtetele.